Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Sinergi Mania Teknologi ("kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi pengguna layanan Absenzy, baik melalui aplikasi mobile maupun situs web absenzy.com. Dengan menggunakan Absenzy, Anda memahami pengolahan data sebagaimana dijelaskan di bawah ini.
1. Data yang kami kumpulkan
1.1 Data akun
Nama, alamat email, nomor telepon, foto profil, dan kata sandi. Kata sandi disimpan dalam bentuk hash satu arah sehingga tidak dapat dibaca oleh siapa pun, termasuk oleh kami.
1.2 Data kehadiran
Waktu, titik lokasi (GPS), alamat hasil konversi titik lokasi, dan foto yang Anda ambil pada setiap check-in dan check-out. Lokasi hanya diambil pada saat Anda menekan tombol absensi. Absenzy tidak memantau lokasi Anda di latar belakang.
1.3 Data kepegawaian dan penggajian
Hanya berlaku bagi pengguna yang tergabung dalam perusahaan. Data ini dimasukkan oleh perusahaan tempat Anda bekerja, meliputi nomor karyawan, jabatan, divisi, status dan tanggal kepegawaian, besaran gaji dan tunjangan, potongan, kepesertaan BPJS, serta nama bank dan nomor rekening untuk keperluan penggajian. Dari data tersebut sistem menyusun slip gaji Anda.
1.4 Dokumen dan pengajuan kerja
Pengajuan cuti, lembur, dan kasbon beserta lampirannya, serta laporan tugas beserta foto bukti yang Anda unggah.
1.5 Data transaksi
Riwayat tagihan dan status pembayaran langganan. Pembayaran diproses oleh penyedia payment gateway. Kami tidak menerima maupun menyimpan nomor kartu, PIN, atau kredensial dompet digital Anda.
1.6 Data teknis
Waktu masuk terakhir, informasi dasar perangkat, dan catatan sistem (log) yang diperlukan untuk menjaga keamanan akun serta menelusuri gangguan layanan.
2. Izin perangkat yang digunakan
- Lokasi, untuk mencatat titik kehadiran saat Anda menekan tombol absensi.
- Kamera, untuk mengambil foto bukti kehadiran dan foto laporan tugas.
- Galeri, untuk memilih lampiran serta menyimpan foto absensi ke perangkat Anda bila Anda memintanya.
Anda dapat mencabut izin tersebut kapan saja melalui pengaturan perangkat. Tanpa izin lokasi dan kamera, absensi tidak dapat dilakukan.
3. Tujuan penggunaan data
- Menjalankan fitur absensi, pencatatan jam kerja, tugas, cuti, lembur, kasbon, dan penggajian.
- Memverifikasi identitas Anda, termasuk melalui kode OTP ke email.
- Memproses tagihan dan pembayaran langganan.
- Menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan, termasuk pemalsuan kehadiran.
- Memberikan dukungan pengguna dan memperbaiki kualitas layanan.
Kami tidak menggunakan data Anda untuk iklan dan tidak menjual data pribadi Anda kepada siapa pun.
4. Peran perusahaan tempat Anda bekerja
Bila Anda tergabung dalam perusahaan, perusahaan tersebut yang menentukan untuk apa data kehadiran dan kepegawaian Anda digunakan, sedangkan kami mengolahnya atas nama perusahaan. Admin dan HR perusahaan dapat melihat data kehadiran Anda beserta lokasi dan foto, pengajuan Anda, serta data penggajian Anda. Pertanyaan mengenai penggunaan data oleh perusahaan dapat Anda ajukan langsung kepada perusahaan tersebut. Absensi mandiri yang Anda catat untuk project pribadi tidak dapat dilihat oleh perusahaan mana pun.
5. Pihak ketiga dan lokasi penyimpanan
Kami hanya membagikan data sebatas yang diperlukan untuk menjalankan layanan kepada:
- Amazon Web Services, penyedia server dan penyimpanan berkas. Data disimpan di pusat data AWS di Singapura.
- Penyedia payment gateway, untuk memproses pembayaran langganan.
- Layanan peta sistem operasi perangkat (Google pada Android), untuk mengubah titik lokasi menjadi alamat.
- Otoritas yang berwenang, bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.
Karena data disimpan di luar wilayah Indonesia, kami memastikan penyedia yang kami gunakan menerapkan standar pelindungan data yang setara, sebagaimana disyaratkan peraturan yang berlaku.
6. Keamanan data
Seluruh komunikasi antara aplikasi, situs, dan server kami dienkripsi dengan HTTPS. Foto dan dokumen disimpan pada penyimpanan privat dan hanya dapat dibuka melalui tautan sementara yang berlaku beberapa menit. Akses ke data dibatasi sesuai peran pengguna. Meski demikian, tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko, dan kami akan memberitahukan kepada pengguna yang terdampak bila terjadi kegagalan pelindungan data sesuai ketentuan yang berlaku.
7. Masa penyimpanan
- Data akun disimpan selama akun Anda aktif.
- Saat akun dihapus, nama, email, nomor telepon, dan foto profil Anda segera dihapus, dan seluruh sesi masuk diakhiri.
- Catatan kehadiran dan penggajian yang sudah terjadi tetap disimpan sebagai arsip perusahaan tanpa identitas pribadi Anda, karena diperlukan perusahaan untuk kewajiban penggajian dan administrasi kepegawaian.
- Kode verifikasi OTP kedaluwarsa dalam 10 menit.
8. Hak Anda
Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:
- mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
- memperbaiki data yang tidak akurat, sebagian besar dapat Anda lakukan sendiri melalui menu Profil;
- menghapus akun beserta data pribadi Anda;
- menarik persetujuan pengolahan data, dengan konsekuensi layanan tidak dapat digunakan;
- mengajukan keberatan atas pengolahan data Anda.
Penghapusan akun dapat dilakukan melalui menu Profil › Hapus Akun di aplikasi, atau tanpa aplikasi melalui halaman Hapus Akun. Permintaan lainnya dapat diajukan melalui kontak di bagian akhir kebijakan ini.
9. Usia pengguna
Absenzy ditujukan bagi pengguna berusia 18 tahun ke atas. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak. Bila Anda mengetahui ada anak di bawah umur yang menggunakan Absenzy, hubungi kami agar datanya dapat kami hapus.
10. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat kami perbarui dari waktu ke waktu. Tanggal berlaku di bagian atas halaman akan disesuaikan, dan perubahan yang berdampak besar akan kami beritahukan melalui aplikasi atau email.
11. Kontak
PT Sinergi Mania Teknologi
Bukit Kemiling Permai, Bandar Lampung, Lampung
Email: info@absenzy.com
Telepon: +62 818-133-220